การปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานเพื่อลดขั้นตอนการให้บริการประชาชนด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ : กรณีศึกษา องค์การบริการส่วนตำบล
Abstract
งานวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงานเพื่อลดขั้นตอนในการติดต่อราชการ ขององค์การบริการส่วนตำบลตัวอย่าง ซึ่งปัจจุบันมีขั้นตอนในการติดต่อมากถึง 21 ขั้นตอน ใช้ระยะทาง 3,091 เมตร โดยเสียเวลาในการติดต่อราชการจนแล้วเสร็จ 176 นาที ผู้วิจัยเริ่มต้นการเก็บข้อมูลด้วยแผนภูมิการไหล โดยเลือกหน่วยงานกองช่าง เป็นหน่วยงานกรณีศึกษาพบว่าขั้นตอนการให้บริการแบ่งเป็นการปฏิบัติงาน 7 ขั้นตอน การเคลื่อนย้าย 9 ขั้นตอน การรอคอย 2 ขั้นตอน การตรวจสอบ 2 ขั้นตอน และการจัดเก็บ 1 ขั้นตอน จากการสังเกตขั้นตอนการให้บริการพบว่าขั้นตอนการเคลื่อนย้ายมีมากกว่าขั้นตอนการปฏิบัติงานอยู่ 2 ขั้นตอน ซึ่งอาจจะเป็นสาเหตุที่ทำให้การรับบริการของประชาชนเกิดความล่าช้า ผู้วิจัยเลือกใช้เครื่องมือควบคุมคุณภาพในการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาพบว่าขั้นตอนการให้บริการประชาชนในการติดต่อราชการและระบบงานสารบรรณ ขององค์การบริหารส่วนตำบลเมืองใหม่เป็นการให้บริการและระบบงานสารบรรณแบบเดิมที่ใช้มาตั้งแต่เปิดทำการขาดการปรับปรุงพัฒนาให้มีความทันสมัย ใช้เทคนิคการตั้งคำถาม 5W1H วิเคราะห์เพื่อกำหนดแนวทางการแก้ไข ผลการวิเคราะห์เสนอให้มีการปรับปรุงขั้นตอนการให้บริการแบบเดิมมาเป็นระบบศูนย์บริการแบบจุดเดียวเบ็ดเสร็จเพื่อนำงานที่ให้บริการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องมารวมให้บริการอยู่ในสถานที่เดียวกัน ในลักษณะที่ส่งต่องานระหว่างกันทันทีหรือเสร็จในขั้นตอนหรือเสร็จในจุดให้บริการเดียวเพื่อให้การให้บริการมีความรวดเร็วขึ้นพร้อมทั้งปรับปรุงงานสารบรรณแบบเดิมให้เป็นระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับหน่วยงานภาครัฐ ผลการดำเนินงานสามารถลดขั้นตอนการปฏิบัติงานได้จาก 21 ขั้นตอน เหลือ 9 ขั้นตอน ลดลง 12 ขั้นตอน คิดเป็นร้อยละ 57.14 ลดระยะทางในการติดต่อราชการได้จาก 3,091 เมตร เหลือ 0 เมตร คิดเป็นร้อยละ 100 และลดเวลาในการติดต่อราชการได้จาก 176 นาที เหลือ 47 นาที ลดลง 129 นาที คิดเป็นร้อยละ 149.29
References
J. Wasutha. “Factors affecting the operational efficiency of e-document system Thailand instate of scientific and technology research,” M.B.A. Master of business administration, Faculty of business administration for society, Srinakharinwirot University, 2020 (in Thai).
Mueang Mai Sub-district administrative organization. [Online]. (2023). [Cited January 22, 2023] Available: http://www.muangmailocal.go. th/index.php?mod=blog&path=blog&id_sub= (in Thai).
J. Yuthanarong and P. Nattapak, “Production line balancing gas stove parts forming process with ECRS principles case study: a sample company,” Journal of Engineering and Innovation, Vol. 16, no. 4, pp. 20-34. Oct.-Dec. 2023 (in Thai).
W. Siriluk, P. Wijittra, N. Warit, G. Suwat and C. Thongchai, “Services effectiveness of electronic documents system at Surindra Rajabhat University”, Journal of Humanties and Social Sciences University of Phayao, Vol. 8, no. 1, pp. 278-298. Jan.-Jun. 2020 (in Thai).
J. Thitima, L. Ratanachai, K. Sahasawat and J. Yuthanarong, “Reducing Cycle Time Work in the Corrugated Box Production Process Using ECRS Techniques,” in Proceeding of 6th Rajamangala Manufacturing and Management Technology Conference, Prachuap Khiri Khan, Thailand, 2020, pp. 17-22 (in Thai).
J. Yuthanarong, P. sarinya and M. Thanatat, “Improving the molding process pressed talcum powder to reduce wastage: a case study pressed powder production line sample company,” Journal of Industrial Technology and Innovation, Vol. 1, no. 1, pp. 1-13. Jul.-Dec. 2022 (in Thai).
W. Janjira and T. Krit. Behavior and efficiency of using the electronic document system. [Online]. (2017). [Cited January 28, 2018]. Available: http://ir.tsu.ac.th/jspui/bitstream/123456789/424/1/Janejira%2000214443.pdf (in Thai).
K. Khannokpit. “Work efficiency of personnel from using electronic document system in weapon production centre defense industry and energy centre,” M.B.A. Independent study in oartial fulfillment of the requirement for the Master of Business Administration degree in business administration, Phranakorn Si Ayutthaya Rajabhat University, 2021 (in Thai).
